Qui fait quoi dans une association ?

Organisation structurelle

À la FFCT, la hiérarchie des structures s’établit ainsi :

les cyclotouristes (les adhérents) >> les clubs (la structure de base) >> les Comités Départementaux (les CoDep Codep Comité départemental ) >> les comités régionaux (les ligues) >> la FFCT (la fédération)

CoDep et Ligue sont des associations mais découlent directement de la fédération. Leurs organisations sont donc identiques. Un club fédéré ne peut avoir une organisation et des règles en contradiction avec sa fédération mais peut les définir librement.

Un club est soit une association soit une section d’une association (regroupement sportif).

Clubs, CoDep, Ligues ou fédé sont structurés de la même manière selon les règles des associations de type "loi 1901".

• Groupement (association ou section d’association) >> Comité Directeur dit souvent "ComDir" (ou Conseil d’Administration dit souvent CA) >> Bureau
• Des commissions peuvent prendre en charge certaines activités spécifiques.
• C’est l’Assemblée Générale (AG AG Assemblée Générale ) qui est souveraine.

Les responsabilités et la répartition des tâches

l’AG AG Assemblée Générale

C’est l’AG (ou l’AGE) qui est toujours souveraine : l’AG AG Assemblée Générale est la seule structure décisionnelle qui oriente toutes les actions et activités de l’association.

• c’est l’AGE qui définit les statuts qui précisent notamment les activités que gère l’association et surtout le but de l’association [1].
• c’est l’AG qui vote le règlement intérieur, le budget de l’année à venir et le projet d’activités après avoir entériné les rapports moraux et d’activité et accepté le bilan financier et le compte de résultats (donner quitus au trésorier).

L’AG doit se tenir au moins une fois par an.

Tout membre de l’association, à jour de ses cotisations, est membre de l’AG et peut prendre part au vote. Pour les CoDep, les Ligues et la fédé, les membres sont les clubs (la structure de base).

Le Comité Directeur ou ComDir

Le ComDir est le conseil d’administration des associations de type "loi 1901" dans le domaine sportif surtout.

Le ComDir ne peut prendre de décisions que dans le cadre des statuts, du RI ou des décisions de l’AG. C’est un organe exclusivement exécutif. Il valide aussi (ou invalide) les propositions du bureau avant leur présentation à l’AG.

La fréquence minimales des réunions du ComDir est fixée par les statuts (généralement une fois par trimestre au moins).

Les membres du ComDir sont élus par l’AG. Ce sont les élus qui choisissent parmi eux le président, le trésorier et le secrétaire à minima. Quelquefois, les statuts prévoient que le choix du président doit être entériné par l’AG (c’est le cas à la FFCT pour les CoDep, les Ligues et la fédé).

Beaucoup de ComDir à la FFCT se baptisent à tort CoDep. Les CoDep sont la réunion des clubs d’un même département alors que le ComDir est l’instance exécutive de ce regroupement.

Les commissions

Les commissions préparent les prises de décisions ou exécutent (mettent en œuvre, sous la responsabilité du ComDir, les décisions prises. Elles n’ont jamais de décisions à prendre mais en charge de propositions variées de choix en réponse à une situation ou d’exécution de consignes définies (elles doivent en rendre compte au ComDir).

C’est le responsable de la commission qui la réunit. C’est le RI qui définit quelquefois la fréquence des réunions mais la plupart du temps c’est l’activité gérée qui, par sa mise en œuvre, définit cette fréquence. Néanmoins ; la commission doit se réunir au moins une fois par an sous peine de ne pas fonctionner (et donc d’être inexistante).

Les membres des commissions sont désignés par le ComDir parmi les membres du comité directeur mais aussi parmi les adhérents. Le responsable d’une commission doit toujours être un membre du ComDir.

Le Bureau

Le bureau représente la structure surtout par sa présidence. Il assure la mémoire par le secrétariat et tient la trésorerie (y compris la surveillance de la comptabilité) par le trésorier. C’est l’organe exécutif principal. Il est responsable devant l’AG à qu il rend compte par les rapports moral, d’activité et financier. Il propose aussi un budget des gestion prévisionnelle des recettes et des dépenses. Il peut aussi proposer des modifications des statuts et du RI. Ces rapports et ces propositions doivent être approuvés par le comité directeur qui est solidaire devant l’AG . Le bureau est responsable devant le ComDir à qui il doit rendre compte à chacune des réunions du ComDir.

C’est le bureau qui signe. Les signatures sont soit nominales [2] soit structurelles, par son responsable, quand la structure a été consultée et a validé. Il reste possible de déléguer une signature mais la formalisation de cette délégation est nécessaire [3].

C’est le président qui réunit le bureau. Généralement le bureau se réunit plus fréquemment que le ComDir.

Les membres du bureau sont élus à bulletins secrets par les membres du ComDir. Ils ont des fonctions précises définies par les statuts. À minima, selon la loi de 1901, on doit trouver un président et un trésorier. Mais il peut aussi y avoir un secrétaire (recommandé), un ou plusieurs vice-présidents, un trésorier adjoint, un secrétaire adjoint et des membres chargés d’un dossier particulier (le dossier peut être la responsabilité d’une commission).

Les réunions

Quelle que soit les réunions, elles font l’objet d’un compte-rendu qui, à minima, doit être le relevé des décisions. Il va donc de soi, qu’un suivi de la mise en œuvre des décisions doit être fait. AG et
ComDir ne peuvent se contenter d’un simple relevé de décisions mais doivent donner lieu à un vrai compte-rendu souvent appelé Procès-Verbal quand il a été approuvé par la réunion suivante de l’instance. Tout compte-rendu et tout relevé de décisions doivent, pour être efficaces être adressés dans les délais les plus courts possibles à l’ensemble de ceux qui ont participé (ou qui se sont excusés). Un délai de quinze jours après la tenue de la réunion avec les outils de secrétariat et de communication dont on dispose maintenant semble raisonnable.

Les sigles et abréviations utilisés

• l’AG AG Assemblée Générale  : l’Assemblée Générale
• l’AGE : l’assemblée générale extraordinaire (seule habilitée à modifier les statuts, à déplacer le siège social, à changer les buts de l’association.
• le CoDep Codep Comité départemental  : le comité départemental
• le ComDir : le comité directeur
• la Fédé : la fédération (quasiment toujours de niveau national)
• la ligue : le comité régional (la région n’est pas nécessairement l’entité administrative et peut être définies autrement).
• le RI : le règlement intérieur